Исполнительная документация в электронном виде

Вопрос «можно ли вести исполнительную документацию только в электронном виде» звучит на каждой стройке. Короткий ответ: нормативная база это допускает, но не «как получится» — электронное ведение привязано к конкретному стандарту, а порядок работы должен быть закреплён. Разберём, что именно говорят действующие документы.

Что говорит СП 543

Пункт 8.3 СП 543.1325800.2024 (приказ Минстроя России от 27.12.2024 № 950/пр) устанавливает: требования к составлению и порядку ведения исполнительной документации определяются Минстроем России и утверждённой проектной документацией, а в случае ведения исполнительной документации в электронном виде необходимо соблюдать требования ГОСТ Р 70108 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде».

То есть электронный вид — не запрещённая самодеятельность, а прямо названный режим со своим стандартом. Ссылка на ГОСТ Р 70108 в своде правил — это требование: если ведёте электронно, соблюдайте его.

Второе упоминание — в пункте 5.2, среди обязанностей подрядчика: входной контроль материалов включает ведение журнала входного контроля по приложению Г «и иной исполнительной документации (в том числе в электронном виде) по результатам входного контроля». Здесь электронный вид назван применительно к документам входного контроля.

Что требуется от электронной документации по смыслу свода правил

• Состав документов не меняется: пункт 8.2 СП 543 перечисляет одни и те же акты, схемы, протоколы и журналы независимо от носителя.
• Оригинал документации в процессе строительства хранится у лица, осуществляющего строительство (пункт 8.4).
• Результаты инструментального контроля отражаются в исполнительной документации, включая общий и специальные журналы работ (пункт 4.5).
• Если формируется информационная модель, результаты строительного контроля фиксируются всеми участниками в ней — по правилам СП 471.1325800 (пункты 4.6 и 6.10 СП 543). Но это отдельный режим, который применяется, когда ведение модели обязательно по законодательству или предусмотрено договором.

Что говорить про бумагу

Формы актов освидетельствования утверждены приказом Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр. В формах приложений № 3–5 есть строка о количестве экземпляров с оговоркой «в случае заполнения акта на бумажном носителе» — то есть бумажный носитель прямо предусмотрен как один из вариантов, а не единственный.

Из этого не следует, что бумага отменена: если договором, проектной документацией или регламентом заказчика установлен бумажный экземпляр, его придётся оформлять. Но и обратное неверно: свод правил не требует обязательного бумажного дубликата для каждой электронной записи. Способ ведения определяется договором и локальным порядком, а техническая сторона — ГОСТ Р 70108.

Практические вопросы, которые придётся решить

Чего не стоит делать

• Считать, что «электронно» означает «без правил»: пункт 8.3 прямо адресует к ГОСТ Р 70108.
• Вести часть комплекта электронно, а часть — на бумаге без единого порядка: при передаче комплекта разнородные документы сложнее сверять, а расхождения дат и подписей видны сразу.
• Заменять акты сканами подписанных бумажных документов, выдавая их за электронную документацию: это другой режим, и он не отвечает требованиям к формированию и ведению электронной ИД.
• Забывать о журналах: они входят в состав ИД по пункту 8.2 СП 543, и электронный порядок распространяется на них так же, как на акты.

Коротко

• Электронная исполнительная документация допускается пунктом 8.3 СП 543 при соблюдении ГОСТ Р 70108.
• Состав документов и требования к ним не зависят от носителя.
• Бумажный вариант форм 344/пр предусмотрен, но не навязан сводом правил.
• Порядок подписания и передачи определяется договором и проектной документацией.
• Информационная модель — отдельный режим по СП 471.1325800, а не синоним электронной ИД.

Собрать документы в одном месте, независимо от носителя, помогает сервис ID: комплект формируется из ведомости объёмов работ, а перечень исполнительной документации и реестр доступны для скачивания. Начать можно с регистрации или с пустого бланка общего журнала работ.