Оформление исполнительной документации

У проверяющего на первый взгляд уходит секунд десять, и смотрит он в это время не на суть работ. Он смотрит на оформление: заполнена ли шапка, есть ли реквизиты полномочий, идут ли номера по порядку, приложены ли документы, на которые акт ссылается. Суть начинают читать после того, как оформление не вызвало вопросов.

Шапка реквизитов

В формах приказа Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр реквизиты занимают почти половину первого листа: сведения об объекте и три блока участников.

Хорошая новость: эта часть на объекте не меняется, её достаточно выверить один раз и дальше переносить без правок. Плохая: ошибка в ОГРН, сделанная в первом акте, разъезжается по всему комплекту, и переделывать придётся всё.

Подписанты и полномочия

В акте освидетельствования скрытых работ предусмотрено пять представителей, в акте освидетельствования участков сетей — шесть: добавляется представитель организации, эксплуатирующей сети. Под линией каждого бланк требует должность (при наличии), фамилию, инициалы и реквизиты распорядительного документа, подтверждающего полномочия, а у представителей по вопросам строительного контроля — ещё и идентификационный номер в национальном реестре специалистов.

Запись «Иванов И.И., прораб» замечание получит гарантированно: полномочия не подтверждены. Правильная запись содержит номер и дату приказа. Представитель проектировщика подписывает акт не всегда, а когда застройщик привлёк лицо, осуществляющее подготовку проектной документации, для проверки соответствия работ проекту — часть 2 статьи 53 ГрК РФ.

Номера, даты и экземпляры

• Нумерация хронологическая. Акты регистрируются по мере составления, поэтому акт № 5 не может быть датирован раньше акта № 3. Обратный порядок вызывает вопросы ко всему комплекту, а не к одному документу.
• Дата составления и даты работ — разные реквизиты. В форме есть и дата акта, и даты начала и окончания работ; на практике дата акта совпадает с датой окончания.
• Число экземпляров вписывается в отдельную строку. Обычно их делают по числу подписывающих сторон — чаще всего три.

Приложения и реестр

Акт ссылается на документы, и ссылки проверяют. В формах приложений № 4 и № 5 оговорено прямо: при необходимости указать более пяти документов даётся ссылка на их реестр, который является неотъемлемой частью акта. То есть длинный список не втискивают в строку — на него делают ссылку, а сам реестр прикладывают.

Для комплекта в целом роль описи выполняет реестр исполнительной документации: акты, журналы, сертификаты и паспорта со сквозной нумерацией и отметками «сдал» и «принял». Утверждённой формы у него нет, но передача документации по описи — общепринятая практика (её прямо предусматривал подраздел 9.2 СП 48.13330.2019, исключённый с 22.05.2025), и каждый переданный документ о качестве — отдельная позиция реестра.

Оформление журналов

Журналы оформляются иначе, чем акты, и об этом забывают. Обложка, титульный лист, разлинованные разделы и в конце — ярлык о прошнуровке. Форма журнала сварочных работ (СП 70.13330.2012, приложение Б) прямо содержит на третьей странице обложки запись «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц» с датой, должностью, фамилией и подписью руководителя организации, выдавшей журнал, и местом печати. Журнал без этой записи оформлен не до конца, каким бы аккуратным ни было его содержание.

Как исправлять уже сделанную запись, нормативы прямо не описывают. Сложившаяся практика: неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы она читалась, рядом пишут верную и ставят дату и подпись того, кто исправил. Затирать и заклеивать нельзя — исправление, которого не видно, хуже ошибки.

Рядом по теме

Что должно быть в комплекте — состав исполнительной документации; откуда берутся сами требования — требования к исполнительной документации; как оформляются журналы по видам работ — ведение специальных журналов работ. Пустой бланк реестра скачивается без регистрации.

Реквизиты сторон, подписантов и объекта в сервисе вводятся один раз в карточке объекта и дальше подставляются во все документы комплекта, а номера присваиваются по датам, чтобы нумерация оставалась хронологической. Попробовать можно на своей ведомости объёмов работ.