Сдача исполнительной документации: чем передают комплект и что подписывают

Сдача комплекта — это не «отвезти папки». Это передача, у которой есть предмет (что именно передано), количество (сколько экземпляров) и след (кто сдал, кто принял, когда). Если чего-то из трёх нет, через полгода не докажешь, что документы вообще передавались. Разберём, из чего складывается передача и какие формы её оформляют.

Перечень и реестр — не одно и то же

Эти две формы путают чаще всего, а роли у них разные.

Группы документов в реестре

Реестр удобно вести группами, а нумерацию держать сквозной от первой строки до последней. Отдельная нумерация внутри каждой группы — классическая ошибка: в комплекте появляются два документа с номером 10, и при сверке через месяц никто не понимает, о каком идёт речь.

• Акты — освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей.
• Журналы — общий журнал работ и специальные: сварочных, бетонных работ, входного контроля, антикоррозионной защиты.
• Исполнительные геодезические схемы и исполнительные чертежи.
• Сертификаты, паспорта и другие документы о качестве материалов.
• Акты испытаний и опробований.

Свериться со списком «а всё ли собрали» помогает приложение Б СП 48.13330.2019 — примерный состав исполнительной документации. Кроме актов и журналов там названы вещи, о которых при сборке папок забывают: квалификационные удостоверения сварщиков и других исполнителей, свидетельства о поверке средств измерений, приказы о назначении ответственных за производство работ, строительный контроль и ведение исполнительной документации.

Кому передают комплект

Принимающая сторона в формах названа длинно и не случайно: «застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию здания, сооружения, или региональный оператор». Кто из них принимает документацию на вашем объекте, зависит от схемы договоров: при техническом заказчике комплект уходит ему, при капитальном ремонте многоквартирного дома — региональному оператору или лицу, ответственному за эксплуатацию. От этого зависит, чья должность и подпись встанут в отметку «принял», поэтому вопрос лучше решить до печати реестра, а не после.

Когда реестр становится частью акта

Есть случай, когда реестр перестаёт быть отдельной формой и попадает внутрь акта. Формы приложений № 4 и № 5 приказа 344/пр в пунктах о подтверждающих документах и испытаниях прямо оговаривают: если нужно указать более пяти документов, указывается ссылка на их реестр, который является неотъемлемой частью акта. Значит длинный список сертификатов и протоколов не втискивают в строку мелким шрифтом — делают приложение-реестр и ссылаются на него.

Сколько экземпляров

Форма акта из приложения № 3 приказа Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр содержит строку «Акт составлен в ___ экземплярах» — число вписывает тот, кто подписывает. Приказ конкретной цифры не называет, поэтому «три экземпляра» — это практика, а не требование: по одному остаётся у подписывающих сторон. Журналы обычно передаются подлинником, документы о качестве — копиями. Если договор задаёт своё количество, оно и главное: спорить с ним ссылкой на обычай бессмысленно.

След передачи

Факт передачи фиксируется в двух местах. Первое — отметки «сдал» и «принял» в реестре. Второе — общий журнал работ: в его разделе 2 для каждого специального журнала предусмотрены графа «Дата передачи застройщику или заказчику журнала» и подпись уполномоченного представителя застройщика или технического заказчика. То есть передача журналов подтверждается внутри самого журнала, и это удобно: одна подпись закрывает вопрос «а был ли журнал сдан».

Что проверить до отправки

1. Все акты, перечисленные в реестре, физически есть в папке, и наоборот — в реестре нет «будущих» актов.
2. Номера актов не повторяются, нумерация идёт по возрастанию дат. Форма правил нумерации не устанавливает, но хронология — то, чего ждёт проверяющий, и по ней быстро видно пропуски.
3. Каждый акт из реестра занесён в раздел 5 общего журнала работ с датой подписания.
4. На каждый материал из пункта 3 актов есть документ о качестве, и он лежит в комплекте.
5. Подписи собраны у всех, кто указан в шапке акта, а не только у прораба.

Что происходит с комплектом дальше, на стороне заказчика, — в статье приёмка исполнительной документации. Что доделывают к концу стройки — в сдаче объекта. Бланки передаточных форм: реестр и перечень.

Собрать комплект без ручной сборки реестра

Реестр обычно и есть самое муторное: посчитать экземпляры, не сбить сквозную нумерацию, не забыть журнал. Сервис собирает и перечень, и реестр из готового пакета: нумерует позиции подряд, раскладывает по группам, ставит заготовки отметок «сдал» и «принял» под подписи. Создайте аккаунт, соберите пакет по своей ведомости и выгрузите его в Word или Excel — подписи и даты вы поставите при фактической передаче.